群组协作
按项目拉人
为知笔记 2026
收集能力概览
团队知识库按目录与角色权限组织，个人版免费
三档角色
管理员、编辑、读者
多级目录
目录即分类
统一口径
模板集中维护
方案与纪要放进同一个群组目录，成员按角色看得到改得动，版本留痕比口头对齐可靠。
分类的价值在于别人也能找到，所以目录口径要团队统一。
当版说明
分类与团队能力
目录照团队分工来分，权限按角色给，不按人逐个配。
群组即知识库
按项目或部门建群组，目录结构照团队分工定，成员加入后看到的就是这套目录，不必各自建一份。
角色分三档
管理员管成员与目录，编辑者改内容，读者只查看。权限按角色给，不按人逐个配，成员变动时省事。
目录照分工
一个项目一个目录，方案、纪要与素材各归一处，层级不必深，两三层就能覆盖多数团队。
模板集中维护
周报、方案与纪要的固定栏目放在群组里统一维护，成员新建时套用，栏位不会漏。
新人先看目录
入职先给目录，比讲一小时流程有效；内容分层摆好，找东西这件事就不用再问人。
改动留痕
谁在什么时候动了哪一条，修改记录里能看出来，口径被改动时至少有据可查。
收集与格式
收集方式清单
群组、目录与角色权限在这一节对照列出。
| 团队动作 | 用什么 | 效果 |
|---|---|---|
| 建项目空间 | 群组 | 成员共用一套目录 |
| 控制谁能改 | 角色权限 | 按职责授权 |
| 统一栏目 | 模板 | 新建即规范 |
| 新人接手 | 目录与置顶 | 入口清晰 |
| 口径统一 | 集中维护 | 改动留痕 |
| 跨部门共享 | 只读角色 | 看得到改不了 |
使用场合
协作相关的调整，影响的是目录与权限的维护成本。
群组管理更直观
成员与角色在同一处调整。
目录权限细分
同一群组内可按目录再收一档。
模板可继承
群组模板对新建笔记直接生效。
目录排序
常用目录可置顶，减少翻找。
收集、分类、检索与导出四组能力共用同一份笔记数据，切换时不复制内容。安装完成后建议把版本号与组件清单记在一个固定位置，换机器或重装时照着来，不必重新摸索。
能力清单
剪藏场景
团队里的目录口径要统一，个人笔记可以随意些。
团队知识库
按项目建群组，目录结构照团队分工定，成员进来先看目录再动手。
权限分级
管理员管成员与目录，编辑者改内容，读者只查看，三档够覆盖多数团队。
项目目录
一个项目一个目录，方案、纪要与素材各归一处，不混进个人笔记里。
口径统一
常用条款与模板放在群组里维护，改动留痕，避免各自存一份互相打架。
场景按日常办公里的真实用法归纳，具体流程按各自单位的习惯调整。
平台要求
系统要求
团队版对账号与网络有额外要求，装前确认。
团队结构群组
角色管理员、编辑者、读者
目录层级多级
权限粒度群组与目录
模板群组内统一
成员变动加入与退出
改动记录可查看
部署方式云端或私有部署
许可方式团队版按人数
取用
剪藏与分类步骤
目录分好，权限分档
- 1
先定目录口径
开工前把目录结构定下来并写进群组说明，后面再改成本高得多。
- 2
按角色拉人
管理员少而稳，编辑者按项目给，读者范围可以放宽。
- 3
把模板放进去
周报与纪要的固定栏目做一次模板，成员新建时直接套。
- 4
定期收口
每月看一遍目录里有没有长期没人动的分支，该归档的归档。
第一次启动常要做一次初始化设置，走完就不会再问，之后直接把文件拖进去处理。
取用与上手
收集疑问
剪藏的疑问集中在正文与图片能不能一起收。
团队版和个人版有什么区别
个人版面向自己用，记录、剪藏与检索都在；团队版多了群组、成员与角色权限，内容按团队组织。人数按实际开通，成员变动时调整即可。
能不能让外部合作方只读
可以给读者角色，看得到内容但改不了。目录层面还能再收一档，把不宜外看的目录排除在外，合作方进来只看到约定的部分。
成员离职后内容会跟着走吗
不会。内容属于群组，成员退出只影响其访问权限，笔记与附件留在原目录。交接时把该目录的角色补给人即可，不必搬文件。
团队内容能不能放在自己服务器上
企业版支持本地与私有部署，数据放在自己的服务器上，按内网地址访问。具体部署条件与运维方式以当版说明为准。